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Stand: 10. Januar 2026
ZettelFREI ist eine webbasierte Plattform („Software-as-a-Service“, kurz SaaS) zur digitalen Abwicklung von schulischen und organisatorischen Formular-, Abfrage- und Informationsprozessen.
Sie richtet sich an Schulen, Kitas, Vereine, Bildungsträger und öffentliche Einrichtungen sowie Unternehmen.
Ziel ist es, papierbasierte Kommunikations- und Verwaltungsprozesse zu digitalisieren, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig Datenschutz, Übersicht und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
| Funktionsbereich | Beschreibung |
| E-Zettel erstellen | Digitale Formulare, Elternbriefe, Genehmigungen und Abfragen können mit individuellen Texten, Antwortoptionen, Datei-Uploads und digitalen Unterschriften erstellt werden. |
| Vorlagen & Vorlagenschrank | Zugriff auf zentrale, thematisch sortierte Vorlagen (z. B. Ausflugsgenehmigung, Abwesenheitsmeldung, Einverständniserklärung Foto/Video etc.) mit der Möglichkeit, eigene Vorlagen zu speichern. |
| Antwort- und Unterschriftenerfassung | Empfänger (z.B. Eltern oder Mitglieder) beantworten Zettel einfach per Klick oder Unterschrift nach Login. |
| Übersicht & Auswertung | Alle Rückmeldungen werden automatisch aufgelistet und können als PDF oder Excel-Datei exportiert werden. |
| Dauerzettel-Option | Mit der Option Dauerzettel, kann dein E-Zettel vom Empfänger beliebig oft aufgerufen und ausgefüllt werden. Standardmäßig kann jeder E-Zettel nur einmalig aufgerufen und ausgefüllt werden. Nutze diese Option für wiederkehrenden Anlässen z.B. für Abwesenheitsmeldungen oder Anmeldungen. So kannst du den Link oder QR-Code zu deinem E-Zettel z.B. auf der Webseite oder in Aushängen dauerhaft nutzen. |
| Antwort-Korrektur-Option | Mit der Korrektur-Option dürfen Empfänger ihren bereits beantworteten E-Zettel erneut öffnen und bereits gegebene Antworten korrigieren. Standardmäßig kann jeder E-Zettel nur einmalig aufgerufen und ausgefüllt werden. In deinem Bericht wird dir angezeigt, dass die Antwort bearbeitet wurde. Du siehst jedoch nicht, was korrigiert wurde. |
| 90-Tage-Lösch-Option | Mit dieser Option aktivierst du einen 90-tägigen Zeitraum, nach dessen Ablauf alle Antworten automatisch gelöscht werden. Standardmäßig bleiben alle Antworten zu deinem E-Zettel gespeichert, bis du einzelne Antworten oder den gesamten E-Zettel löschst. So kannst du sicherstellen, dass sensible Daten aus ZettelFREI automatisch gelöscht werden. Bei Dauerzetteln gilt die 90-tägige Löschfrist dann für jede einzelne Antwort ab dessen Eingangsdatum. |
| Team-Funktion | Bezieht sich auf die Verwaltung von mehreren Abos (Lizenzen). Der Team-Admin kann Abos (Lizenzen) für sein Team erwerben und an Nutzer zur Verwendung zuteilen. Er kann ihnen die Lizenz jederzeit wieder entziehen. Außerdem kann er Lizenzen kündigen oder zusätzliche erwerben. |
| Gruppen-Funktion | Bezieht sich auf die gemeinsame Verwaltung von E-Zetteln. Jeder Nutzer mit einem gültigen Abo kann eine Gruppe erstellen und registrierte Nutzer dazu über einen Link einladen. Akzeptieren diese die Einladung, werden sie der Gruppe zugeordnet. Jeder Nutzer kann jetzt seine E-Zettel dieser Gruppe zuordnen oder wieder entziehen. E-Zettel die der Gruppe zugeordnet sind, können von allen Gruppen-Mitgliedern gesehen, bearbeitet und versendet sowie gelöscht werden. Jedes Mitglied kann jederzeit die Gruppe verlassen. Der Gruppen-Admin kann Mitglieder jederzeit entfernen oder die Gruppe auflösen. |
| Benachrichtigungen | Automatische E-Mail-Benachrichtigungen über neue E-Zettel oder Rückmeldungen. |
| Archivierung & Export | Alle E-Zettel und Antworten sind während der Laufzeit des E-Zettels einsehbar und als Excel und PDF exportierbar. |
| Bereich | Beschreibung |
| Hosting & Datenspeicherung | Serverstandorte ausschließlich in Deutschland, DSGVO-konform. |
| Datenhoheit | Der Kunde (z. B. Schule oder Träger) bleibt Eigentümer aller eingegebenen und verarbeiteten Daten. |
| Verfügbarkeit | Die Plattform ist im Jahresdurchschnitt zu 98 % erreichbar. |
| Backups | Tägliche Datensicherungen auf redundanten Servern; Wiederherstellung im Notfall nach maximal 24 Stunden. |
| Datensicherheit | SSL-Verschlüsselung, Zugriffsschutz über Rollen- und Rechteverwaltung, regelmäßige Sicherheits-Updates. |
| Leistung | Beschreibung |
| Regelmäßige Updates | Automatische Aktualisierung der Software, Fehlerbehebungen, Funktionsverbesserungen. |
| Supportkanäle | E-Mail-Support unter support@zettelfrei.de und Videoanleitungen. |
| Reaktionszeiten | Montag – Freitag, 08:00 – 16:00 Uhr (außer an Feiertagen), innerhalb von 48 Stunden. |
| Workshops & Schulungen | Optional und nach Vereinbarung, zur Einführung oder Vertiefung (online). |
| Feature-Weiterentwicklung | Fortlaufende Verbesserung der Plattform basierend auf Nutzerfeedback. |
| Modell | Zielgruppe | Funktionsumfang | Abrechnung |
| Basis-Lizenz | Alle Nutzer ohne Test-Abo oder Abo | Ausschließlich E-Zettel empfangen und beantworten | keine, kostenfrei |
| 14-Tage-Test-Abo | Ausschließlich neue Nutzer, die noch kein Abo hatten | Einmalig voller Funktionsumfang für 14 Tage kostenlos | keine, endet automatisch |
| Einzellizenz | Privatpersonen, Einzelne Lehrkraft / Erzieher:in | Alle Basisfunktionen, keine Teamverwaltung | monatlich oder jährlich |
| Team-Lizenz | Organisationen wie: Schulen / Kitas / Vereine / Unternehmen etc. | Alle Funktionen inkl. Gruppen- & Team-Features | jährlich |
ZettelFREI behält sich vor, Funktionen anzupassen, zu erweitern oder technisch zu verbessern.
Einschränkungen wesentlicher Leistungsbestandteile erfolgen nur mit Zustimmung der Kunden oder im Rahmen der in den AGB beschriebenen Änderungsverfahren.
Wir behalten uns das Recht vor, den Support und die Weiterentwicklung unserer Software jederzeit einzustellen. Wenn wir diese Entscheidung treffen, haben wir das Recht, den Lizenzvertrag mit Ihnen unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zu kündigen. Im vorgenannten Fall bereits erhaltene Vergütungen werden wir Ihnen erstatten.
