Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO

ZettelFREI GmbH
Beilsteiner Straße 99a
12681 Berlin
(nachfolgend auch „Auftragnehmer“)

Stand: 10.Oktober 2025

Der vorliegende Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) gilt für die Verarbeitungsmaßnahmen personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer, die gegenüber Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“) in Erfüllung des Hauptvertrages erbracht werden.

Präambel

Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Leistungen gemäß dem zwischen ihnen geschlossenen Lizenzvertrag (im Folgenden: „Hauptvertrag"). Teil der Durchführung des Hauptvertrags ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO"). Zur Erfüllung der Anforderungen der DSGVO an derartige Konstellationen schließen die Parteien den nachfolgenden Auftragsverarbeitungsvertrag (auch „Vertrag“), der mit Unterzeichnung bzw. Wirksamwerden des Hauptvertrages zustande kommt.

1. Gegenstand/Umfang der Beauftragung

Im Rahmen der Zusammenarbeit der Parteien nach Maßgabe des Hauptvertrages hat der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers (nachfolgend „Auftraggeberdaten"). Diese Auftraggeberdaten verarbeitet der Auftragnehmer im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO.
Die Verarbeitung der Auftraggeberdaten durch den Auftragnehmer erfolgt in der in den Anlagen beschriebenen Art sowie in dem dort spezifizierten Umfang und Zweck. Der Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen wird dargestellt. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages.
Ob die Leistungen des Auftragnehmers für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO geeignet sind, bedarf einer Risikobewertung durch den Auftraggeber.
Dem Auftragnehmer ist eine von den in den Anlagen genannten Verarbeitungen abweichende Verarbeitung von Auftraggeberdaten untersagt.
Die Verarbeitung der Auftraggeberdaten findet grds. im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Sollte es eine Verlagerung der Auftragsverarbeitung in ein Drittland geben, bedarf dies der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und erfolgt nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO erfüllt sind. Der Auftraggeber stimmt bereits mit Abschluss dieses Auftragsverarbeitungsvertrages der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die in den Anlagen genannten Subunternehmen zu.
Die Bestimmungen dieses Vertrages finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen. Gleiches gilt für alle Tätigkeiten, bei denen der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit Auftraggeberdaten in Berührung kommen.

2. Weisungsbefugnisse des Auftraggebers

Der Auftragnehmer verarbeitet die Auftraggeberdaten im Rahmen der Beauftragung und im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers i.S.v. Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Der Auftraggeber hat das alleinige Recht, Weisungen über Art, Umfang, und Methode der Verarbeitungstätigkeiten zu erteilen (nachfolgend auch "Weisungsrecht"). Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.
Weisungen werden vom Auftraggeber grundsätzlich schriftlich oder in elektronischer Form (E-Mail ausreichend) erteilt; mündlich erteilte Weisungen sind vom Auftragnehmer in elektronischer Form zu bestätigen.
Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

3. Schutzmaßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.
Ferner wird der Auftragnehmer alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (im Folgenden "Mitarbeiter" genannt), zur Vertraulichkeit verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Auf Verlangen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Verpflichtung der Mitarbeiter schriftlich oder in elektronischer Form nachweisen.
Der Auftragnehmer wird seine innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er verpflichtet sich, alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Auftraggeberdaten gem. Art. 32 DSGVO, insbesondere die in Anlage 2 zu diesem Vertrag aufgeführten Maßnahmen, zu ergreifen und diese für die Dauer der Verarbeitung der Auftraggeberdaten aufrecht zu erhalten.
Eine Änderung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
Auf Verlangen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachweisen.
Der Auftragnehmer und die bei oder für ihn Beschäftigten ist berechtigt, die gem. des Hauptvertrags zu erbringenden Leistungen und damit auch die Verarbeitung personenbezogenen Daten aus seiner Hauptverwaltung, seinen Betriebstätten, Niederlassungen oder aus dem Home- und Mobile-Office heraus erbringen zu lassen, sofern sichergestellt ist, dass die Schutzmaßnahmen, die in diesem AVV definiert werden, hierbei eingehalten werden.

4. Informations- und Unterstützungspflichten des Auftragnehmers

Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Auftraggeberdaten durch den Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich, spätestens aber innerhalb von 48 Stunden in Schriftform oder elektronischer Form informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Diese Meldungen sollten jeweils zumindest die in Art. 33 Absatz 3 DSGVO genannten Angaben enthalten.
Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im o.g. Falle bei der Erfüllung seiner diesbezüglichen Aufklärungs-, Abhilfe- und Informationsmaßnahmen im Rahmen des zumutbaren unterstützen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf dessen Anforderung innerhalb angemessener Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind.

5. Sonstige Verpflichtungen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer ist, sofern die Voraussetzungen des Art. 30 DSGVO auf ihn zutreffen, verpflichtet, ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung gem. Art. 30 Absatz 2 DSGVO zu führen. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Verlangen zur Verfügung zu stellen.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und einer etwaigen vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde nach Art. 36 DSGVO zu unterstützen.
Der Auftragnehmer bestätigt, dass er – soweit eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht – einen Datenschutzbeauftragten bestellt hat.
Sollten die Auftraggeberdaten beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DSGVO liegt.

6. Subunternehmerverhältnisse

Der Auftragnehmer darf die Verarbeitung personenbezogener Daten ganz oder teilweise durch weitere Auftragsverarbeiter (nachfolgend auch „Unterauftragnehmer“ oder „Subunternehmen“) erbringen lassen.
Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z.B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Bewachungsdienste, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen. Die Pflicht des Auftragnehmers, auch in diesen Fällen die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit sicherzustellen, bleibt unberührt.
Der Auftragnehmer wird mit dem Unterauftragnehmer die in diesem AVV getroffenen Regelungen inhaltsgleich vereinbaren. Insbesondere müssen die mit dem Unterauftragnehmer zu vereinbarenden TOM ein gleichwertiges Schutzniveau aufweisen.
Der Auftragnehmer hat mit den in Anlage 1 genannten Unternehmen Subunternehmerverhältnisse begründet, denen der Auftraggeber mit Abschluss dieses Auftragsverarbeitungsvertrages zustimmt. Die in der Anlage 1 genannten Unternehmen können durch den Auftragnehmer ergänzt oder verringert werden. Sollte der Auftragnehmer einen weiteren Unterauftragnehmer hinzufügen, so fügt er diese in die Anlage 1 ein und informiert den Auftraggeber hierüber spätestens 4 Wochen vor dem beabsichtigten Einsatz des Unterauftragnehmers. Sollte der Auftraggeber nicht mit der Hinzufügung des weiteren Unterauftragnehmers einverstanden sein, so hat er die Möglichkeit, innerhalb von 4 Wochen nach Zufügung gegenüber dem Auftragnehmer zu widersprechen. Widerspricht der Auftraggeber der Hinzufügung des weiteren Unterauftragnehmers, so hat der Auftragnehmer das Recht den Hauptvertrag inkl. sämtlicher Anlagen innerhalb von 2 Wochen zu kündigen, sollte keine alternative Lösung zur weiteren Zusammenarbeit gefunden werden und sollte die Hinzufügung des weiteren Unterauftragnehmers für das Unternehmen des Auftragnehmers von besonderer Wichtigkeit sein.
Mit den Unterauftragnehmern hat der Auftragnehmer den Anforderungen aus § 6 Abs. 3 entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Mit Wirksamwerden dieses AVV genehmigt der Auftraggeber die vorgenannten Unterauftragnehmer.
Bestandteil der Auftragsverarbeitungsverträge mit den Unterauftragnehmern ist insbesondere auch, dass die Unterauftragnehmer sicherstellen, ihrerseits angemessene und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO wegen der von ihnen im Auftrag durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten getroffen zu haben.

7. Kontrollrechte

Der Auftraggeber ist berechtigt, sich regelmäßig von der Einhaltung der Regelungen dieses Vertrages zu überzeugen. Hierfür kann er z.B. Auskünfte des Auftragnehmers einholen, sich vorhandene Testate von Sachverständigen, Zertifizierungen oder internen Prüfungen vorlegen lassen oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers zu den üblichen Geschäftszeiten selbst persönlich bzw. durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer steht.
Der Auftraggeber wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchführen und angemessene Rücksicht auf die Betriebsabläufe des Auftragnehmers nehmen. Über den Zeitpunkt sowie die Art der Prüfung verständigen sich die Parteien rechtzeitig.
Der Auftraggeber dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragnehmer mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Auftraggeber insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragnehmer unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit.

8. Rechte Betroffener

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12 bis 22 sowie Art. 32 bis 36 DSGVO. Er wird dem Auftraggeber unverzüglich, spätestens aber innerhalb von 14 Werktagen, die gewünschte Auskunft über Auftraggeberdaten geben, sofern der Auftraggeber nicht selbst über die entsprechenden Informationen verfügt.
Macht der Betroffene seine Rechte gemäß Art. 16 bis 18 DSGVO geltend, ist der Auftragnehmer dazu verpflichtet, die Auftraggeberdaten auf Weisung des Auftraggebers unverzüglich, spätestens binnen einer Frist von 7 Werktagen zu berichtigen, löschen oder einzuschränken. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber die Löschung, Berichtigung bzw. Einschränkung der Daten auf Verlangen schriftlich nachweisen.
Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen an den Auftraggeber weiterleiten und wartet dessen Weisungen ab. Ohne entsprechende Einzelweisung wird der Auftragnehmer nicht mit der betroffenen Person in Kontakt treten.

9. Laufzeit und Kündigung

Die Laufzeit dieses Vertrags entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags. Er endet damit automatisch mit Beendigung des Hauptvertrags. Ist der Hauptvertrag ordentlich kündbar, gelten die Regelungen zur ordentlichen Kündigung für diesen Vertrag entsprechend. Sollte der Auftragnehmer vor Ablauf des Hauptvertrages keine Auftraggeberdaten mehr verarbeiten, endet dieser Vertrag ebenfalls automatisch.

10. Löschung und Rückgabe nach Vertragsende

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Verlangen alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, vollständig und unwiderruflich löschen. Dies gilt auch für Vervielfältigungen der Auftraggeberdaten beim Auftragnehmer, wie etwa Datensicherungen, nicht aber für Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Verarbeitung der Auftraggeberdaten dienen. Solche Dokumentationen sind vom Auftragsnehmer für eine Dauer von 6 Monaten aufzubewahren und auf Verlangen an den Auftragsgeber herauszugeben.
Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber die Löschung elektronisch bestätigen. Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe bzw. Löschung der Daten beim Auftragnehmer in geeigneter Weise zu kontrollieren.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln.

11. Haftung

Die Haftung der Parteien richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Eine Haftung des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber wegen Verletzung von Pflichten aus diesem Vertrag oder dem Hauptvertrag bleibt hiervon unberührt.
Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einem Betroffenen eingetreten ist, verantwortlich ist. Dies gilt im Falle einer gegen eine Partei verhängte Geldbuße entsprechend, wobei die Freistellung in dem Umfang erfolgt, in dem die jeweils andere Partei Anteil an der Verantwortung für den durch die Geldbuße sanktionierten Verstoß trägt.

12. Vertraulichkeit & Datengeheimnis

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen.
Es besteht eine Verschwiegenheitspflicht für die Mitarbeiter des Auftragnehmers und durch ihn beauftragte Dritte. Der Auftragnehmer hat die bei der Verarbeitung von Auftraggeberdaten beschäftigten Personen gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO schriftlich auf die Vertraulichkeit zu verpflichten. Dies ist nicht erforderlich, wenn die beschäftigten Personen bereits einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Auftragnehmer wird die in dieser Ziffer niedergelegte Verpflichtung schriftlich dokumentieren und sie auf Verlangen des Auftraggebers diesem vorlegen.
Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Der Auftragnehmer sichert zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und er diese auf die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften zu verpflichten. Er überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Diese in dieser Ziffer geregelten Verschwiegenheitspflichten besteht auch nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.
Darüber hinaus ist der Auftragnehmer neben den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere § 3 TDDDG, § 203 StGB, §§ 4, 23 GeschGehG sowie ggf. besondere berufsständische Verschwiegenheitspflichten) auch verpflichtet, alle Informationen und Daten, die ihm im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen zur Kenntnis gelangen, geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben (vertrauliche Informationen). Vertrauliche Informationen sind insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Vertragsschlüsse, technische oder kaufmännische Informationen jedweder Art bzw. anderweitige Angaben, die als vertraulich bezeichnet oder ihrer Natur nach als vertraulich anzusehen sind. Dies gilt insbesondere auch für:
Namen, Anschriften sowie die persönlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse aller Kunden vom Auftraggeber und die persönlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse vom Auftraggeber und aller anderen für Auftraggeber tätigen Personen.
Eine Information ist nicht als vertraulich anzusehen, wenn sie zu der Zeit, zu der der Auftragnehmer von der Information Kenntnis erlangt hat, bereits öffentlich bekannt gewesen ist. Ebenso als nicht vertraulich sind solche Informationen anzusehen, die zeitlich später mit Zustimmung des Auftraggebers öffentlich bekannt geworden sind bzw. bekannt gemacht wurden.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche Mitarbeiter, die im Rahmen der Tätigkeit für Auftraggeber Kenntnis von vorgenannten vertraulichen Informationen von Auftraggeber erlangen, ebenso wie sich selbst zu verpflichten.
Beauftragt der Auftragnehmer Dritte, hat er dafür Sorge zu tragen, dass die Forderungen der Absätze 1 bis 6 entsprechend umgesetzt werden.

13. Schlussbestimmungen

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer iSd § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.
Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der elektronischen Form.
Die Regelungen dieses Vertrags gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor. Sollten sich einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise als unwirksam oder undurchführbar erweisen oder infolge Änderungen einer Gesetzgebung nach Vertragsabschluss unwirksam oder undurchführbar werden, wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll die wirksame und durchführbare Bestimmung treten, die dem Sinn und Zweck der nichtigen Bestimmung möglichst nahekommt.
Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Sitz des Auftragnehmers.

Anlagen

Anlage 1 Festlegungen zum Vertrag
Anlage 2 Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers (Art. 32 DSGVO)

Anlage 1

Unterauftragnehmer

Nr.	Name des Unterauftragnehmers Anschrift / Land	Gegenstand der Leistung	Verarbeitete personenbezogene Daten
1	Brevo, Sendinblue GmbH Köpenicker Straße 126 10179 Berlin	Email- und Bot-Dienstleister Auftragsverarbeiter	Siehe oben „Art der Daten“
2	Meta, Meta Platforms Technologies Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland	Social Media Plattformen Facebook und Instagram	Siehe oben „Art der Daten“
3	Hetzner, Hetzner Online GmbH Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen Deutschland	Hosting, Server Auftragsverarbeiter	Siehe oben „Art der Daten“
4	Stripe, Stripe 510 Townsend Street San Francisco, CA 94103, USA	Zahlungsdienstleister, Auftragsverarbeiter	Siehe oben „Art der Daten“

Anlage 2

Technische und organisatorische Maßnahmen

Verantwortliche für die Datenverarbeitung sind gem. Art. 32 DSGVO verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, durch die die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleistet wird. Maßnahmen müssen dabei so gewählt sein, dass durch sie in der Summe ein angemessenes Schutzniveau sichergestellt wird. Diese Übersicht erläutert vor diesem Hintergrund, welche konkreten Maßnahmen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im konkreten Fall getroffen sind.

Weisungen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen

1. Organisation der Informationssicherheit
Es sind Richtlinien, Prozesse und Verantwortlichkeiten festzulegen, mit denen die Informationssicherheit implementiert und kontrolliert werden kann.

Maßnahmen:
x Informationssicherheitsrichtlinie.
x Anwenderrichtlinien für den Umgang mit Geräten und dem Verhalten bei der Nutzung von Informationstechnologie.
x Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten für Betrieb von Anwendungen und System, Datenschutz und Informationssicherheit.
x Verpflichtung der Mitarbeiter auf Geheimhaltung und Wahrung des Datengeheimnisses.
x Regelmäßige Durchführung von Schulungen und Awareness-Maßnahmen.

2. Privacy by Design
Privacy by Design beinhaltet den Gedanken, dass Systeme so konzipiert und konstruiert sein sollten, dass der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten minimiert wird. Wesentliche Elemente der Datensparsamkeit sind die Trennung personenbezogener Identifizierungsmerkmale und der Inhaltsdaten, die Verwendung von Pseudonymen und die Anonymisierung. Außerdem muss das Löschen von personenbezogenen Daten gemäß einer konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist realisiert sein.

Maßnahmen:
x Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
x Prozess zur Sicherstellung von Privacy by Design bei Einführung oder Änderung von Systemen und Anwendungen.
x Die Verarbeitungen und Systeme sind so konzipiert, dass Sie ein DSGVO konformes Löschen der verarbeiteten personenbezogenen Daten ermöglichen und sicherstellen.

Weitere umgesetzte Maßnahmen / Erläuterungen: (Weitere) Maßnahmen umgesetzt durch unsere Dienstleister. Bei Interesse an den konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen der Dienstleister, sprechen Sie uns gerne an.

3. Privacy by Default
Privacy by Default bezieht sich auf die datenschutzfreundlichen Voreinstellungen / Standardeinstellungen. Inwieweit wurden diese von Ihnen vorgenommen? Beispiel: Bei einem Besuch einer Webseite kann der Besucher erwarten, dass alle Programme zunächst deaktiviert sind, die personenbezogene Daten erheben.

Maßnahmen:
x Einfache Ausübung des Widerrufrechts des Betroffenen durch technische Maßnahmen.
x Trackingfunktionen, die den Betroffenen überwachen, sind standardmäßig deaktiviert.
x Sämtliche Vorbelegungen von Auswahlmöglichkeiten erfüllen die Anforderungen der DSGVO in Bezug auf datenschutzfreundliche Voreinstellungen (z.B. keine Vorbelegungen von Opt-ins).

4. Zugriffskontrolle und Zugangskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung der Datenverarbeitungsverfahren Befugten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden personenbezogenen Daten bzw. schutzbedürftigen Informationen und Daten zugreifen können (Beschreibung von systemimmanenten Sicherungsmechanismen, Verschlüsslungsverfahren entsprechend dem Stand der Technik. Bei Online-Zugriffen ist klarzustellen, welche Seite für die Ausgabe und Verwaltung von Zugriffssicherungscodes verantwortlich ist.). Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die zur Benutzung von IT-Infrastruktur berechtigten Nutzer ausschließlich auf Inhalte zugreifen können, für welche sie berechtigt sind, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung und nach dem Speichern nicht unbefugt kopiert, verändert oder gelöscht werden können.

Maßnahmen:
x Berechtigungskonzepte dokumentiert.
x Vermeidung von Gruppenusern.
x Zugriff auf Daten ist eingeschränkt und nur für Berechtigte möglich.
x Sperrung des Benutzerkontos bei Fehlversuchen / Inaktivität.
x Sperrung des Endgerätes bei Verlassen des Arbeitsplatzes oder Inaktivität.
x Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert.
x Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen.
x Passwortrichtlinie, Implementierung komplexer Passwörter.

5. Kryptographie und / oder Pseudonymisierung
Einsatz von Verschlüsselungsverfahren für die Sicherstellung des ordnungsgemäßen und wirksamen Schutzes der Vertraulichkeit, Authentizität oder Integrität von personenbezogenen Daten bzw. schutzbedürftigen Informationen.
Maßnahmen, die geeignet sind, eine Identifikation des Betroffenen zu erschweren.

Maßnahmen:
x Organisatorische Anweisung für die Verschlüsselung von Daten.
x Verschlüsselung von Datenträgern (z.B. mobile Festplatten, USB-Sticks etc.).
x Verschlüsselung von Endgeräten (PC, Laptop, Smartphones).
x Verschlüsselte Ablage von personenbezogenen Daten.
x Verschlüsselung von Datensicherungsmedien (z.B. Bänder, Festplatten etc.).

6. Schutz von Gebäuden
Verhinderung des unautorisierten physischen Zugriffs auf die Informationen und informationsverarbeitende Einrichtungen der Organisation sowie deren Beschädigung und Beeinträchtigung. Der Auftragnehmer trifft Maßnahmen, um zu verhindern, dass unbefugte Personen Zutritt (räumlich zu verstehen) zu Datenverarbeitungsanlagen erhalten mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Maßnahmen:

Erläuterungen / Maßnahmen wie Gebäudesicherung, Mitarbeiter- und Besuchermanagement umgesetzt durch unsere Dienstleister. Bei Interesse an den konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen der Dienstleister, sprechen Sie uns gerne an.

7. Schutz von Betriebsmitteln / Informationswerten
Vorbeugung von Verlust, Beschädigung, Diebstahl oder Beeinträchtigung von Werten und Unterbrechungen der Betriebstätigkeit der Organisation.

Maßnahmen:

Erläuterungen/Maßnahmen wie Gebäudesicherung, Mitarbeiter- und Besuchermanagement umgesetzt durch unsere Dienstleister. Bei Interesse an den konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen der Dienstleister, sprechen Sie uns gerne an.

8. Betriebsverfahren und Zuständigkeiten
Sicherstellung des ordnungsgemäßen und sicheren Betriebes von Systemen sowie Verfahren zur Verarbeitung von Informationen.

Maßnahmen:
x Dokumentierte Sytemkonfigurationen und Betriebsverfahren, Betriebsführunghandbücher.
x Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten für die System- und Anwendungsbetreuung.
x Trennung der Verarbeitung von Daten der einzelnen Mandanten.
x Trennung von Entwicklungs-, Test- und Produktivsystemen.
x Überwachung des Systembetriebs und der Anlagen.
x Wartungsverträge mit geeigneter Reaktionszeit

9. Datensicherungen
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bzw. schutzbedürftige Informationen und Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

Maßnahmen:
x Datensicherungskonzept mit regelmäßigen Backups.
x Auslagerung der Backup in andere Brandzonen.
x Auslagerung der Backups in andere Gebäude.
x Regelmäßige Tests der Datensicherung und Wiederherstellung von Daten, Anwendungen und Systemen.

10. Schutz vor Malware und Patchmanagement
Verhinderung einer Ausnutzung technischer Schwachstellen durch den Einsatz von aktueller Virenschutzsoftware und die Implementierung eines Patchmanagements.

Maßnahmen:
x Regelmäßige Überwachung des Status von Sicherheitsupdates und. Systemschwachstellen.
x Einsatz von Anti-Malware-Software.
x Regelmäßige Einspielen von Sicherheitspatches und Updates.

11. Protokollierung und Überwachung
Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in IT-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind. (Sämtliche Systemaktivitäten werden protokolliert; die Protokolle werden mindestens 3 Jahre lang durch den Auftragnehmer aufbewahrt.)

Maßnahmen:
x Protokollierung von Aktivitäten der Systemadministratoren.
x Überwachung der Systemnutzung.
x Protokollierung von Zugängen.
x Protokollierung von Zugriffen.
x Auswertung von Log-Dateien.

12. Netzwerksicherheitsmanagement
Es muss ein angemessener Schutz für das Netzwerk implementiert werden, so dass die Informationen und die Infrastrukturkomponenten geschützt werden.

Maßnahmen:
x Einsatz von Firewallsystemen.
Einsatz von Intrusion Detection / Intrusion Prevention Systemen.
x Benutzerauthentifizierung und Verschlüsselung von externen Zugriffen.

13. Informationsübertragung
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bzw. schutzbedürftige Informationen und Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transportes oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft sowie festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten bzw. schutzbedürftiger Informationen sowie Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.
(Beschreibung der verwendeten Einrichtungen und Übermittlungsprotokolle, z.B. Identifizierung und Authentifizierung, Verschlüsselung entsprechend dem Stand der Technik, automatischer Rückruf, u.a.)

Maßnahmen:
x Regelungen für den Austausch sensibler Informationen und Beschränkung des zur Übermittlung befugten Personenkreises.
x Weitergabe von Daten an Dritte nur nach Prüfung der Rechtsgrundlage.
x Rechtmäßigkeit und schriftliche Festlegung der Weitergabe von Daten in Drittländer.
x Sichere Datenübertragung zwischen Client und Server.
x Angemessener Schutz von Emails, die sensible Informationen / Daten beinhalten.
x Einsatz von verschlüsselten externen Zugriffen.
x Sicherer Transport und Versand von Datenträgern, Daten und Dokumenten.

14. Anschaffung, Entwicklung und Instandhaltung von Systemen
Maßnahmen, die sicherstellen, dass Informationssicherheit ein fester Bestandteil über den Lebenszyklus von Informationssystemen ist.

Maßnahmen:
x Festlegung von Regelungen für die Entwicklung und Anpassung von Software und Systemen.
x Leitlinien zur sicheren Systementwicklung.
x Überwachung von ausgelagerten Systementwicklungstätigkeiten.
x Schutz von Testdaten.

15. Lieferantenbeziehungen
Maßnahmen betreffend die Informationssicherheit zur Verringerung von Risiken im Zusammenhang mit dem Zugriff von Lieferanten auf die Werte des Unternehmens, sollten mit Sublieferanten / Subunternehmern vereinbart und dokumentiert werden.

Maßnahmen:
x Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit).
x Schriftliche Weisungen an den Auftragnehmer (z.B. durch Auftragsverarbeitungsvertrag) i.S.d. DSGVO der Auftragnehmer hat Datenschutzbeauftragten bestellt.
x Wirksame Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer vereinbart.
x Vorherige Prüfung und Dokumentation der beim Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen.
x Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf das Datengeheimnis.
x Laufende Überprüfung des Auftragnehmers und seiner Tätigkeiten.
x Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags.

16. Management von Informationssicherheitsvorfällen
Es sind konsistente und wirksame Maßnahmen für das Management von Informationssicherheitsvorfällen (Diebstahl, Systemausfall etc.) zu implementieren.

Maßnahmen:
x Sofortige Information des Auftraggebers bei Datenschutzvorfällen.
x Einbindung des Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten bei Datenschutzvorfällen.
x Formaler Prozess und Verantwortlichkeiten zur Nachbearbeitung von Sicherheitsvorfällen und Datenpannen.

17. Informationssicherheitsaspekte des Business Continuity Management / Notfallmanagements
Die Aufrechterhaltung der Systemverfügbarkeit in schwierigen Situationen, wie Krisen- oder Schadensfälle. Ein Notfallmanagement muss dieses sicherstellen. Die Anforderungen bezüglich der Informationssicherheit sollten bei den Planungen zur Betriebskontinuität und Notfallwiederherstellung festgelegt werden.

Weitere umgesetzte Maßnahmen / Erläuterungen: Maßnahmen umgesetzt durch unsere Dienstleister. Bei Interesse an den konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen der Dienstleister, sprechen Sie uns gerne an.

18. Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Anforderungen
Implementierung von Maßnahmen zur Vermeidung von Verstößen gegen gesetzliche, amtliche oder vertragliche Verpflichtungen sowie gegen jegliche Sicherheitsanforderungen.

Maßnahmen:
x Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen im Rahmen der Zusammenarbeit.
x Geheimhaltungsverpflichtungen mit Mitarbeitern sowie Sublieferanten und Dienstleistern.

19. Datenschutzanforderungen und Datenschutzmanagement
Die Privatsphäre sowie der Schutz von personenbezogenen Daten sollte entsprechend den Anforderungen der einschlägigen gesetzlichen Regelungen, anderen Vorschriften sowie Vertragsbestimmungen sichergestellt werden.

Maßnahmen:
x   Einrichtung einer Datenschutzorganisation.
x   Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.
x   Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
x   Datenschutzfolgeabschätzung für Verfahren, die sensible Informationen / Daten verarbeiten.
x   Durchführung von Datenschutzschulungen.
x   Aufbau eines Datenschutz-Managementsystems.
x   Dokumentiertes Datenschutz-Konzept.
x   Umgesetzte Richtlinien zum Datenschutz.

20. Informationssicherheitsüberprüfungen
Es muss regelmäßig überprüft werden, ob die Informationsverarbeitung entsprechend der definierten Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt wird. Hierfür wird der Auftragnehmer regelmäßige Prüfungen durchführen. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber das Recht ein, regelmäßige Audits / Überprüfungen bei ihm durchzuführen.

Maßnahmen:
x Regelmäßige Durchführung von internen Audits zu den Themen Datenschutz- und Informationssicherheit.

- Durchführung von Penetrationstests.