Der digitale E-Zettel für Schulen, Kitas und Vereine!

Einführung von ZettelFREI

Für ZettelFREI musst du keine separten Vereinbarungen wie z.B. Datenschutzerklärungen oder Nutzungsvereinbarungen mit Eltern treffen. Jedes Elternteil entscheidet sich mit der Registrierung freiwillig ZettelFREI zu nutzen und stimmt den entsprechenden  Bestimmungen zu.

Du kannst Eltern den Einstieg erleichtern, in dem du sie über ZettelFREI vorab informierst. Dazu haben wir dir hier eine Vorlage erstellt, die du einfach in Word anpassen kannst:

Download "Einführung ZettelFREI für Eltern" - Word
Download "Einführung ZettelFREI für Eltern" - PDF

Schluss mit Zettelwirtschaft!

Zettelfrei ermöglicht in nur 3 Minuten einen E-Zettel zu erstellen, zu versenden, auszufüllen, digital zu unterschreiben und die Antworten sofort auf einen Blick auszuwerten.

• Mit dem E-Zettel-Baukasten aus verschiedenen Modulen lassen sich komplexe Abfragen und Umfragen schnell und einfach zusammenklicken, verwalten und auswerten.
• E-Zettel können über einen Link z.B. in Sdui, QR-Code z.B. als Aufkleber im Muttiheft, eine E-Mail-Empfängerliste oder per Ausdruck verschickt werden.
• Für E-Zettel-Empfänger (Eltern) ist Zettelfrei immer kostenfrei. Sie finden in ihrem Posteingang alle E-Zettel, die ihnen zum ausfüllen zugeschickt wurden und können sie bequem auf dem Telefon ausfüllen, unterschreiben und verwalten. So behalten Sie die Übersicht wann sie welchen E-Zettel erhalten und bereits ausgefüllt haben. Erst wenn sie selber Zettel versenden möchten, benötigen sie einen bezahlten Zugang.
• Die Nutzer erstellen aus ihren einmal erstellten E-Zetteln eigene Vorlagen, die sie immer wieder für neue Zettel nutzen und anpassen können. 
• Die Nutzer können ihre E-Zettel-Vorlagen mit Kollegen teilen. So entsteht ein riesiger Community-Vorlagenschrank mit Vorlagen für alle denkbaren Anwendungsfälle. Das spart Zeit für alle.
• Mit der Funktion "Dauerzettel" kann der gleiche E-Zettel beliebig oft ausgefüllt werden, z.B. bei Abwesenheitsmeldungen. Der E-Zettel bleibt dauerhaft über den gleichen Link und QR-Code (z.B. als Aufkleber auf dem Muttiheft) verfügbar, nur jede einzelne Antwort wird nach Ablauf von 90Tagen jeweils automatisch gelöscht.
• Zettel, die bisher als Word oder PDF-Datei verwendet werden, können einfach als Anhang mitgesendet werden. Die Antwort mit Unterschrift erfolgt jedoch in Zettelfrei und kann so einfach ausgewertet werden. Du musst also nicht jeden Zettel neu erfinden. 
• Zu jedem Zettel kann mit einem Klick die Auswertung der Antworten und Unterschriften eingesehen und zusätzlich als Excel-Liste heruntergeladen und weiter bearbeitet werden.
• Mit der Gruppen-Funktion für die Verwaltung können mehrere Kollegen auf die gleichen E-Zettel und deren Antworten zugreifen. So weiß jeder, welcher E-Zettel wann, an wen verschickt wurde und mit einem Klick die Auswertung der Antworten einsehen. 
• Ohne Lernaufwand: intuitiv Online Zettel erstellen, versenden und auswerten
• Sofort und direkt einsetzbar: unabhängig von Geräten, Software und IT-Kenntnissen (keine Installation nötig)
• 100% datenschutzkonform, in Deutschland entwickelt, auf Servern in Deutschland: Alle Antworten und Zettel werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht - außer Vorlagen und E-Zettel, die als „Dauerzettel“ eingestellt sind.
• Zur Registrierung werden lediglich Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse benötigt. 
• Mit sofortigem Entlastungs-Effekt in der Auswertung von Zetteln: Die Antworten können als Excelliste exportiert und weiterverarbeitet werden.

-> Jeder digitale E-Zettel soll Sendern und Empfängern Zeit und Stress ersparen und ein Lächeln auf die Lippen zaubern.

Anwendungsbeispiele

• Elterninformation
• Organisation Ferienbetreuung
• Erlaubnisse
• Kenntnisnahmen
• Versand von Dateien (Word, Excel, PowerPoint, PDF usw.)
• Abwesenheitsmeldungen
• Evaluationen
• Abstimmungen
• Aktualisierung von Stammdaten
• Organisation von Veranstaltungen/Präsenztagen
• Buchungen von Räumen
• Anmeldungen für Fortbildungen 
• und viele mehr...

Nein!

Das Empfangen und Beantworten eines E-Zettels ist bereits in der kostenlosen Basisversion kostenfrei! Du kannst dich auch auf ZettelFREI umsehen und alle verfügbaren Funktionen frei nutzen, z.B. Vorlagen anschauen, einen E-Zettel erstellen und bearbeiten.

Für Nutzer ohne Abo ist lediglich die Gruppenfunktion deaktiviert und du kannst deine erstellten E-Zettel nicht versenden. 

Nein!

Du wirst nach 14 Tagen automatisch wieder auf eine kostenfreie Basis-Mitgliedschaft ohne Abo umgestellt. Daher musst du bei Aktivierung des Testzeitraums auch keine Zahlungsdaten angeben. Einfach aktivieren und loslegen. Du kannst alle Funktionen von ZettelFREI ausgiebig testen.

Bitte beachte: E-Zettel, die du mit einem Test-Abo erstellt hast, werden ebenfalls nach 14 Tagen deaktiviert. Sie könnnen dann von den Empfängern nicht mehr ausgefüllt werden (der Link ist nicht mehr erreichbar) und du kannst keine E-Zettel mehr versenden. Außerdem wird die Gruppenfunktion wieder deaktiviert, falls du Teil einer Gruppe geworden bist. 

Der 14tägige Testzeitraum kann von jedem Nutzer nur einmal in Anspruch genommen werden. Nach Ablauf steht diese Option nicht mehr zur Verfügung.

Natürlich kannst du während der Testzeit jederzeit eine der drei Abo-Optionen buchen und erhälst damit dauerhaften Zugang zu allen ZettelFREI-Funktionen. 

Dauerhafte Dokumentation, trotz automatischer Löschung von unseren Servern

• Löschung der Daten von unseren Servern:
  E-Zettel sowie deren Antworten werden automatisch nach Ablauf von 90 Tagen aus Sicherheit- und Datenschutzgründen vom ZettelFREI-Server unwiderruflich gelöscht. 
• Sicherung der Antworten:
  Du kannst dir jederzeit die Antworten einzeln oder gesammelt als PDF oder Excel herunterladen und lokal abspeichern. In den PDFs sieht man dann auch die Unterschriften der Eltern und hat somit eine rechtssichere Dokumentation, die du so lange lokal speichern kannst, wie sie  benötigt. 
• Außerdem wirst du vor Ablauf der Löschfrist per E-Mail erinnert deine Daten lokal zu speichern.
• Zusätzlich wird dir am Tag der Löschung automatisch eine E-Mail mit einer Exceldatei geschickt, die alle Antworten enthält, damit du keine Daten verlierst, auch wenn du die Löschfrist aus Versehen verpassen solltest. Die Übertragung der Antworten in dein Mailpostfach erfolgt verschlüsselt.
• Sicherung deines E-Zettels:
  Deinen E-Zettel kannst du vor der Löschung als Vorlage abspeichern und wieder verwenden.

Beginn der Löschfrist für den E-Zettel ist das Datum der Erstellung und kann nicht verlängert werden. Du kannst deine erstellten E-Zettel natürlich jederzeit vorher manuell löschen. Damit kannst du auch die Antworten nicht mehr sehen.

Die Antworten bleiben jedoch bis zum Ablauf der 90 Tage im Zettel-Eingang der Empfänger unter "Archiv" bestehen. Zettel-Empfänger können Antworten selbst nicht manuell löschen.
 

Löschung bei Dauerzetteln

Dauerzettel eignen sich für Abfragen, die immer wieder ausgefüllt werden sollen, z.B. Abwesenheitsmeldungen oder wenn du es dem Empfänger erlauben möchtest einen E-Zettel mehrmals z.B. für mehrere Kinder auszufüllen. Der Link zum E-Zettel kann dann z.B. auf der Website dauerhaft kommuniziert werden oder der QR-Code zum E-Zettel als Aushang im Eingangsbereich oder auf dem Deckblatt des Hausaufgabenheftes.

Aktivierst du in den Einstellungen die Funktion "Dauerzettel" entfällt die 90-tägige Löschfrist für E-Zettel. Der E-Zettel bleibt dann so lange aktiv, bis du ihn manuell löschst oder die Option "Dauerzettel" wieder deaktivierst. Ab diesem Zeitpunkt startet eine neue 90-tägige Löschfrist.

Die Antworten von "Dauerzetteln" werden trotzdem nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Die Löschfrist bezieht sich auf jede einzelne Antwort, d.h. bei Antworten beginnt die 90-tägige Löschfrist mit dem jeweiligen Eingangsdatum.

Vorlagen für E-Zettel

Du kannst deinen erstellten E-Zettel jederzeit als eigene Vorlage speichern. Damit behältst du den E-Zettel auch nach der 90-tägigen Löschfrist, jedoch ohne Antworten. Aus der Vorlage kannst du dann beliebig viele E-Zettel erstellen. Die 90-tägige Löschfrist gilt dann für jeden neu erstellten E-Zettel.

E-Zettel, die dauerhaft bestehen bleiben sollen

Dauerzettel ist eine Option, die du in jedem E-Zettel in den Einstellungen aktivieren kannst. Sie eignen sich für Abfragen, die immer wieder ausgefüllt werden sollen, z.B. Abwesenheitsmeldungen oder wenn du es dem Empfänger erlauben möchtest einen E-Zettel mehrmals z.B. für mehrere Kinder auszufüllen. Der Link zum E-Zettel kann dann z.B. auf der Website hinterlegt oder als QR-Code im Hausaufgabenheft eingeklebt werden.

Aktivierst du in den Einstellungen die Funktion "Dauerzettel" entfällt die 90-tägige Löschfrist für E-Zettel. Der E-Zettel bleibt dann so lange aktiv, bis du ihn manuell löschst oder die Option "Dauerzettel" wieder deaktivierst. Ab diesem Zeitpunkt startet eine neue 90-tägige Löschfrist.

Die Antworten von "Dauerzetteln" werden trotzdem nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Die Löschfrist bezieht sich auf jede einzelne Antwort, d.h. bei Antworten beginnt die 90-tägige Löschfrist mit dem jeweiligen Eingangsdatum.

Lege einfach los! 

• Es sind keine Vorkenntnisse notwenig
• Es muss keine Software installiert werden
• Es müssen keine Geräte angeschafft werden
• Es muss keine App installiert werden
• Es müssen keine Datenschutzvereinbarungen oder Einverständniserklärungen mit Eltern getroffen werden
• Es sind keine Ämter (Genehmigungen) notwendig
• Es werden keine Schülerdaten gespeichert - Von Eltern und Pädagogen lediglich: Name, Vorname und E-Mailadresse.
• Eine Schullizenz (Team-Abo) ist möglich aber nicht notwendig: Lehrkräfte entscheiden selbst, ob sie ZettelFREI buchen möchten (Monats- oder Jahres-Abo). Vorteil: Du nimmst z. B. bei einem Schulwechsel alle deine erstellten Vorlagen mit.
• Mit dem Team-Abo können mehrere Abos auf den Namen der Kita, Schule oder des Vereins gebucht werden.

-> Für Eltern, Pädagogen und Organisationen gilt: Einfach anmelden und loslegen!